3 - Frachtführer einrichten durch Administratoren

Die folgenden Schritte sind wichtig für Administratoren, um Shiptrack erstmals in Betrieb zu nehmen, oder wenn Ihr Unternehmen mit neuen Frachtführern zusammenarbeitet, deren Sendungs- und Statusinformationen Sie bislang nicht mit Shiptrack verarbeiten.

Hinweis: Wenn ihnen der Menüpunkt Einstellungen → Konfigurationen nicht angezeigt wird, können Sie selbst keine Frachtführer einrichten. Bitte wenden Sie sich an den Shiptrack-Administrator in Ihrem Unternehmen.

 

3.1   Wie erhält Shiptrack Sendungsdaten von Frachtführern?

Frachtführer stellen Ihren Kunden (wie auch Ihrem Unternehmen) individuelle Schnittstellen zur Verfügung, um Sendungs- und Statusinformationen abzufragen. Shiptrack kann die Daten einheitlich aufbereiten und über das Shiptrack.com-Onlineportal, in Ihrer Z-GBS Anwendung, in Ihrem ERP-/Webshop, oder für die lokale Speicherung über den Storage-Service zur Verfügung stellen.

Da die Verfahren der Frachtführer in vielen Fällen voneinander abweichen und eventuell zusätzliche Kosten für Sie anfallen, können Sie bereits vor Beauftragung in der Shiptrack-Testversion die Anleitung und die Bezeichnung der benötigten Frachtführerzugänge einsehen. Das genaue Vorgehen ist in den folgenden Kapiteln beschrieben.

 

3.2   Einrichtung von Konfigurationen

Administratoren haben in Shiptrack die Berechtigung, verschiedene Arten von Konfigurationen einzurichten und zu pflegen. Die häufigste ist da wohl die Tracking-Konfiguration, über die ihre Sendungen mit den Statusinformationen angereichert werden. Um die Einrichtung zu starten, navigieren Sie zu Einstellungen → Konfigurationen.

In der daraufhin sichtbaren Tabelle sehen Sie alle ihre bereits eingerichteten Konfigurationen im Überblick:

 

 

Um eine neue Konfiguration anzulegen, klicken Sie oben rechts auf den gleichnamigen Button. In der darauf folgenden Ansicht haben Sie nun die Wahl zwischen Tracking, Dokumente und Retouren.

 

 

3.2.1   Tracking

Mittels einer Trackingkonfiguration ermöglichen Sie Shiptrack den Abruf von Trackingdaten für ihre Sendungen. Bitte beachten Sie, dass für die folgenden Frachtführer bereits ein sogenanntes Public Tracking angeboten wird und Sie deshalb nur bei besonderen Anforderungen eine eigene Konfiguration benötigen:

7Days Logistics, Correos, DHL, DHL Freight, DHL Polen, GLS Rumänien, GLS Ungarn, Poczta Polska, Post Danmark, PostNord, Slovenská Pošta, TNT und UPS

 

Wenn ihr Frachtführer kein Public Tracking anbietet, klicken Sie auf die Schaltfläche Mit diesem Konfigurationstyp fortfahren. Nachdem Sie den Konfigurationstyp ausgewählt haben, kommen Sie zur Liste der jeweils auswählbaren Frachtdienstleistermodule. Hier ein kleiner Auszug aus dem riesigen Portfolio, welches Shiptrack Ihnen zur Verfügung stellen kann:

 

Entweder blättern Sie diese Liste durch, oder Sie geben im Suchfeld ganz oben den Namen oder das Kürzel des gesuchten Frachtführers ein.

Wichtiger Hinweis für Speditionsverbunde:

Die meisten Speditionen, die zu einem Speditionsverbund gehören, verwenden die gleiche Schnittstelle zur Übertragung der Statusdaten. Trotz gleicher Schnittstelle hat nahezu jede Spedition Ihre eigenen Statusbeschreibungen und/oder unterschiedlich gefüllte Inhalte (eigene Spezifikationen). Außerdem kann es vorkommen, dass es einige Speditionen gibt, die völlig andere Schnittstellen verwenden. Diese Gegebenheit hat zur Folge, dass jede Spedition individuell durch uns angepasst, getestet und freigegeben werden muss. Bei einer Erweiterung bzw. Anpassung ist mit einem Aufwand zu rechnen. Für die Einschätzung der tatsächlichen Aufwände, die daraus entstehenden Kosten und die Vorlaufzeiten können wir allerdings erst dann nennen, wenn uns eine passende Dokumentation zur Schnittstelle vorliegt. Bitte setzen Sie sich zur weiteren Abstimmung mit Ihrem Vertriebsansprechpartner in Verbindung.

 

Verwenden Sie einen Frachtführer, zu dem es noch keine Möglichkeit gibt Daten abzufragen, dann wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsansprechpartner.

3.2.1.1   Datenformat auf (s)FTP Server

Wenn Sie z.B. das Tracking für DPD einrichten wollen, landen Sie nach einem Klick auf das DPD-Logo, auf folgender Seite:

 

Hier sehen Sie die genaue Beschreibung des Formats, was beim Frachtführer, in diesem Falle DPD, beantragt werden muss. Es handelt sich dabei um ein Dateiformat, was von DPD stündlich auf einem Server abgelegt werden. Jede Konfiguration in Shiptrack wurde mit einer solchen Anleitung versehen, womit Sie sich direkt an den jeweiligen Carrier wenden können.

WICHTIG: Bitte orientieren Sie sich genau an der Anleitung und den passenden Bezeichnungen. Es ist immer nur die Datenübertragung über den in der Anleitung beschriebenen Zugang möglich.

 

Wenn Sie von DPD die benötigten Zugangsdaten erhalten haben, können Sie mit diesem Konfigurationstyp fortfahren. Alle Konfigurationen haben allgemeine Informationen sowie die benötigten Konfigurationsparameter. Bei allen Frachtführern, die ihre Trackingdaten über ein Dateiformat auf einen Server bereitstellen, sind die Konfigurationsparameter identisch. Fülle Sie das gegebene Formular mit den vom Frachtführer übermittelten Daten aus. Wenn Sie die Konfiguration aktivieren wollen, stellen Sie Allgemeine Informationen → Aktiv auf “Ja” und speichern dann die Konfiguration.

Nach dem Speichern mit einer aktiven Einstellung wird zuerst ein Verbindungstest durchgeführt, ob eine plausible Datenverbindung zum Frachtführer zustande kommt. Falls der Verbindungstest fehlschlägt, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung, was Sie ggf. an den Einstellungen ändern müssen. Ist der Verbindungstest erfolgreich gewesen, wurde die Konfiguration gespeichert und der Service beginnt die Datenabfrage.

Hinweis: Ein positiver Verbindungstest und eine positive Aktivierung müssen nicht bedeuten, dass alles richtig eingerichtet wurde. Es wird geprüft, ob die Verbindung zum Server erfolgreich war. Ob der richtige Pfad hinterlegt wurde, ob der Frachtführer bereits Daten bereitstellt und ob das richtige Format aktiviert wurde kann nicht geprüft werden. Die Statusdaten werden in Intervallen vom Frachtführer abgefragt. Deshalb wird der Sendungsverlauf i.d.R. erst nach einigen Stunden in Shiptrack angezeigt.

 

Falls es Ihnen nicht gelingt, einen Frachtführerzugang selber einzurichten, fragen Sie bitte Ihren Ansprechpartner beim Frachtführer, oder uns nach technischer Unterstützung. Damit externe Personen schneller auf Ihre Anfragen reagieren können, hat es sich häufig positiv bemerkbar gemacht, den betroffenen Personen einen eigenen Shiptrack-Benutzer einzurichten. Die Zugänge können durch den Shiptrack-Administrator eigenständig angelegt und nach den beendeten Tätigkeiten wieder gelöscht werden.

3.2.1.2   Tracking via Webservice

Falls Sie z.B. ihre GLS Sendungen in Shiptrack tracken lassen wollen, klicken Sie auf GLS und bekommen dann folgende Ansicht:

Hier haben Sie die Wahl zwischen dem Tracking aus einem Datenformat via FTP oder einem Webservice. Wenn Sie den Webservice wählen, und bereits die geforderten Daten erhalten haben, bekommen Sie eine schlankere Variante der Konfigurationsdetails zu sehen.

 

Tracken Sie ihre Zugangsdaten ein und speichern Sie die Konfiguration. Auch hier wird, wie bereits in Punkt 3.2.1.1 beschrieben, ein Verbindungstest durchgeführt. Nur wenn Shiptrack mit den gegebenen Daten eine Verbindung zum Webservice aufbauen konnte, wird die Konfiguration gespeichert.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für das meiste Tracking über einen Webservice zuerst die Sendungen in Shiptrack existieren müssen, also via VLOG-Zu-Shiptrack Schnittstelle oder unsere API angemeldet werden müssen. Wenn Sie ein Trackingformat via (s)FTP nutzen, ist dies nicht notwendig.

 

3.2.2   Dokumente

Neben dem automatischen Download von Trackingdaten kann Shiptrack ihre Sendungen auch mit Dokumenten anreichern. Zur Zeit sind dies nur die sogenannten PODs (Proof of delivery), also Zustellnachweise. Wenn Sie die besagten Nachweise einrichten möchten, klicken Sie unter Dokumente auf Mit diesem Konfigurationstyp fortfahren. Nachdem Sie den Konfigurationstyp ausgewählt haben, kommen Sie zur Liste der jeweils auswählbaren Frachtdienstleistermodule. Die nun darauf folgenden Schritte sind identisch mit dem Einrichten einer Tracking Konfiguration (siehe Punkte 3.2.11 und 3.2.1.2).

Jeder gespeicherter Abliefernachweis verbraucht 1 Transaktion.

 

3.2.3   Retouren

Um die Retourenverwaltung von Shiptrack nutzen zu können, müssen pro Frachtführer eine Konfiguration eingerichtet werden. Diese ermöglicht dann die Generierung von Retourenlabeln des besagten Carriers.

Jedes generierte Retourenlabel verbraucht 3 Transaktionen.

 

Nachdem Sie diesen Konfigurationstyp gewählt haben, landen Sie wieder in der bekannten Auswahl der Frachtführer. Bitte lesen Sie sich pro Frachtführer genau die Anleitung durch und füllen Sie die gegebenen Konfigurationsparameter aus. Bei dieser Konfiguration wird mit der Speicherung kein Verbindungstest durchgeführt. Nach der Aktivierung befindet sich die Konfiguration in der Validierungsphase, in der die Daten geprüft und genutzt werden, um ihre Retouren-Instanz aufzusetzen. Ein Mitarbeiter des Shiptrack Teams wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn es noch Fragen zu ihren Angaben gibt oder Sie mit der Generierung der Retourenlabel beginnen können.

Hinweis: Wenn ihre Firmenadresse, die in den Stammdaten ihres Shiptrack Accounts hinterlegt ist, nicht als Empfänger-Adresse für die Retouren genutzt werden soll, passen Sie entweder die Stammdaten an oder melden Sie sich bei uns unter support@shipping.ecovium.com.

 

3.3   Bestehende Konfigurationen bearbeiten oder löschen

In der Liste bereits eingerichteter Frachtführer stehen in der Spalte Aktionen die Buttons “Element bearbeiten“ und “Element löschen“. Diese Funktionen brauchen Sie in der Regel nur, wenn sich Schnittstellen-Spezifikationen ändern oder wenn Ihr Unternehmen nicht mehr mit einem Frachtführer zusammenarbeitet.

Tipp: Falls Sie mit sehr vielen Frachtführern zusammenarbeiten, können Sie die Liste beschränken, indem Sie deren Namen in das Feld „Suche nach Name, Frachtführer…“ eingeben.

3.3.1   Löschen

Um einen Frachtführer zu entfernen, klicken Sie auf Element löschen und bestätigen die anschließende Sicherheitsfrage. Die Schnittstelle zum Frachtführer ist damit gelöscht und Shiptrack erhält keine aktuellen Sendungsdaten mehr. Ihre Sendungsdaten, die in der Vergangenheit vom Frachtführer abgerufen wurden, bleiben weiterhin verfügbar.

Um eine Frachtführer-Schnittstelle nur vorübergehend zu deaktivieren, lesen Sie bitte den nun folgenden Abschnitt.

3.3.2   Bearbeiten oder deaktivieren

Das Bearbeiten der Frachtführer-Einstellungen ermöglicht das Hinterlegen neuer Zugangsdaten oder veränderter Schnittstellen-Spezifikationen. Diese Daten erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner beim jeweiligen Frachtführer.

Falls Sie eine Schnittstelle zum Frachtführer vorübergehend deaktivieren möchten, klicken Sie auf die Element bearbeiten und stellen Sie die Konfiguration auf Aktiv “Nein”. Shiptrack ruft daraufhin keine Sendungsdaten mehr ab, die Zugangsdaten der Schnittstelle bleiben jedoch gespeichert. Dadurch können Sie die Schnittstelle zu einem späteren Zeitpunkt einfach wieder aktivieren.

 

3.5   Statuswerte und Sendungsdaten die an Shiptrack übergeben werden können

Um die Programmfelder vollständig zu füllen, gibt Shiptrack den Frachtführern die Möglichkeit, folgende Informationen zu übergeben:

Identifizierende Nummer einer Sendung/Packstück

erforderlich

Trackingnummer (NVE)

erforderlich

Sendungsstatus (Code, Datum, Ort der Erzeugung des Status, Detailtext/Beschreibung des Status)

erforderlich

Referenznummern vom Versender

optional

Absender- und Empfängerdaten (Adresse 1, 2 und 3, Name, Ort, PLZ, ISO Länderkürzel)

optional*

Sendungsinformation pro Packstück (Gewicht, Volumen, Maße)

optional

* aber für die Sendungsbenachrichtigungen und/oder Retourenverwaltung essentiell

 

Sollten einige der Werte nicht übergeben werden, dann werden die Inhalte nicht angezeigt. Die fehlenden Daten können allerdings durch eine passende Schnittstelleninstallation zum ERP-System vom Versender gefüllt werden (siehe folgenden Punkt 3.6).

Die Häufigkeit der Datenabfrage kann je Frachtführer variieren. Der Shiptrack-Service versucht alle 30min neue Daten von einem (s)FTP Server abzurufen und würde, sofern dort etwas vorhanden ist, das auch verarbeiten. Die Intervalle für das Tracking via Webservice variieren anhand des aktuellen Sendungsstatus. Ist eine Sendung im Transport oder bereits in Zustellung wird Sie in kürzeren Intervallen getrackt, als wenn sie bereits zugestellt wurde.

Damit alle Statuscodes den normierten Statusinformationen in Shiptrack zugeordnet werden können ist es erforderlich eine Liste der Codes und den passenden Beschreibungen des Frachtführers zu erhalten. Neue und geänderte Statuscodes werden als Infomeldung ohne normierte Zuweisung eingestuft. Der Versender kann einen neuen und geänderten Status als Info im Statusverlauf einsehen, aber keine Auswertungen hierzu vornehmen.

 

3.6   Sendungs- und Statusinformationen anreichern

Je nach Frachtführer werden unterschiedlich viele Sendungsdaten an Shiptrack übermittelt. Shiptrack hat daher keinen Einfluss auf den Umfang der Daten.

Basisdaten wie Sendungsnummer und Transportstatus (Statusinformationen) sind Pflichtfelder und werden daher von jedem Frachtführer bereitgestellt. Zwar kann auch hier der Umfang der Informationen schwanken, ob eine Sendung Zugestellt ist, wird in jedem Fall übermittelt.

Damit Sie als Anwender den vollen Funktionsumfang von Shiptrack nutzen können, sind jedoch Zusatzdaten (Sendungsdaten wie z.B. Referenznummer und Adressdaten) notwendig, die häufig aus anderen Softwareanwendungen stammen und mit den Basisdaten verknüpft werden müssen. Dieses sogenannte Anreichern von Sendungsdaten ist mit Shiptrack problemlos möglich. Denn Shiptrack kann Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen und erhöht dadurch die Qualität der Sendungsverfolgung.

Liefert ein Frachtführer beispielsweise keine Empfängeradressen zu einzelnen Sendungen, importiert Shiptrack die fehlenden Daten aus Ihrem Vorsystem, z.B. aus einer Versandsoftware wie V-LOG. Mit der SOAP- bzw. REST-API Schnittstelle von Shiptrack können Sendungsdaten auch direkt aus Ihrem Onlineshop angereichert werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Hochladen von Sendungsdaten via csv-Tabelle (vgl. Kapitel 8).

In den folgenden Kapiteln dieses Handbuchs wird speziell darauf hingewiesen, wenn bestimmte Shiptrack-Funktionen angereicherte Sendungsdaten erfordern.

Wenn Sie Ihre unternehmensinternen Datenquellen mit Shiptrack verknüpfen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsansprechpartner von Shiptrack.

 

3.7   Frachtführer hat keine passende Schnittstelle

Jeder Frachtführer trifft seine Entscheidungen selbstständig. Hat Ihr Frachtführer keine Möglichkeit Ihre Sendungs- und Statusinformationen automatisiert per FTP, SFTP, Webservice, oder vergleichbare Wege bereitzustellen ist es leider nicht möglich, für den Frachtführer Statusinformationen auf Shiptrack bereitzustellen.