Dieses Handbuch hilft Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung von Shiptrack.com. Die Kapitel 1, 2 und 3 sind für alle Anwender wichtig, auch wenn Sie nicht das Onlineportal nutzen, sondern einen der folgenden Services:

• Z-GBS
  Der Service für die Gelangensbestätigung nutzt die Sendungs- und Statusinformationen von Shiptrack, um die betroffenen Sendungen automatisiert auf Bestätigt zu setzen. Für die Übertragung der Daten ist die Einrichtung der Frachtführerzugänge erforderlich. Näheres dazu in Kapitel 3.

• Storage Service
  Der Service für die lokale Speicherung in Ihren eigenen Systemen nutzt die Sendungs- und Statusinformationen von Shiptrack.

• ERP-/Shop-Systemintegrator
  Die API für die Übertragung aus oder in Ihr ERP- und/oder Shopsystem.

Tipp: Um Shiptrack in Ihrer bevorzugten Sprache zu nutzen, klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit der Landesflagge.

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Haben Sie Fragen, die im Handbuch unbeantwortet bleiben? Dann wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner von Shiptrack, oder klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol rechts unten im Shiptrack.com-Portal, um eine E-Mail an das Support Team der Shipping Division von ecovium zu schreiben.

1.1   Systemvoraussetzung

Für den Start der Anwendung ist lediglich ein unterstützter Browser erforderlich. Folgende Browser können für den Start von Shiptrack verwendet werden:

• Google Chrome 20+

• Firefox 5+

• Internet Explorer 9+

• Safari 4+

1.2   Freischaltung des Administrators

Damit bei der Anlage Ihres Unternehmens keine Fehler auftreten, achten Sie bitte darauf, dass Sie Ihrem Vertriebsansprechpartner die richtigen Angaben über Ihr Unternehmen und den ersten Anwender (Administrator) übermitteln.

Als erster Anwender in Ihrem Unternehmen erhalten Sie automatisch den Status „Administrator“ und können damit spezielle Funktionen von Shiptrack einsehen:

• Benutzer- und Stammdatenverwaltung (vgl. Punkt 1.5 und Punkt 1.7)

• Konfigurationen (vgl. Kapitel 3)

Sie erhalten eine Shiptrack Zugangsaktivierungsmail, in der über das weitere Vorgehen informiert wird. Darin enthalten ist außerdem ein Aktivierungslink, den Sie bitte anklicken, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, und ein Passwort zu vergeben.

Hinweis: Sie können Shiptrack.com 30 Tage lang in vollem Umfang ausprobieren, auch wenn Sie die Nutzung des Onlineportals nicht beauftragt haben. Falls keine Weiternutzung des Onlineportals gewünscht ist, reduziert sich der Funktionsumfang von Shiptrack.com nach 30 Tagen automatisch auf die reine Frachtführerverwaltung.

1.3   Freischaltung eines Anwenders

Jeder Shiptrack-Account hat einen Administrator aus dem Unternehmen (auch Hauptanwender oder Masteruser genannt), der weitere Anwender zu Shiptrack hinzufügen kann.

Wenn Sie als neuer Anwender eingerichtet wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Shiptrack.com Zugangsaktivierung“. Darin enthalten ist ein Aktivierungslink, den Sie bitte anklicken, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Nachdem Sie ein Passwort vergeben haben, ist Ihr Zugang freigeschaltet (siehe nächster Abschnitt).

Hinweis: Je nach Anzahl der beauftragten Anwender (concurrent User) ist es den Anwendern möglich, sich gleichzeitig in Shiptrack anzumelden. Je nach Anwendungswünschen stehen verschiedene Lizenz Modelle zur Verfügung.

1.4   Zugang aktivieren und Passwort vergeben

Der in der E-Mail „Shiptrack.com Zugangsaktivierung“ enthaltene Aktivierungslink ist 24 Stunden lang gültig. Wenn Sie den Link erst nach Ablauf dieser Frist anklicken, erscheint der Fehlerhinweis „Sie haben einen falschen Aktivierungsschlüssel übergeben.“ Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator, um eine neue Aktivierungs-E-Mail zu erhalten.

Nach dem Anklicken des gültigen Aktivierungslinks gelangen Sie auf das Portal Shiptrack.com. Dort klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Zugang aktivieren. Anschließend werden Sie gebeten, ein persönliches Passwort einzugeben. Geben Sie Ihr gewünschtes Passwort in die beiden Felder identisch ein. Die farbige Ampel signalisiert Ihnen, wie sicher Ihr Passwort ist. Verwenden Sie am besten auch Zahlen und Sonderzeichen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Passwort setzen. Sie sehen daraufhin die Erfolgsmeldung „Aktivierung erfolgreich“. Fahren Sie fort, indem Sie sich bei Shiptrack.com einloggen. Verwenden Sie dazu künftig immer Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.

Wie Sie Ihr Passwort nachträglich ändern oder Sie ihr Passwort vergessen haben, hilft ihnen Kapitel 2.

1.5   Benutzeradministration

Als Administrator haben Sie Zugriff auf die Shiptrack-Benutzeradministration im Menüpunkt Einstellungen. Dort finden Sie eine Auflistung aller Nutzer sowie folgende Funktionen:

• Neuen Benutzer anlegen

• Benutzer in der Liste suchen (nach Name oder E-Mail-Adresse)

• Bestehende Benutzer bearbeiten

• Bestehende Benutzer löschen

• Eingeloggte Benutzer abmelden

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Am Kontrollkästchen in der Spalte Aktionen erkennen Sie, ob ein Nutzer zurzeit angemeldet ist oder nicht. Falls ein User angemeldet ist, erscheint ein zusätzlicher Aktions-Punkt über den ein Administrator diesen User abmelden kann:

Des Weiteren können Sie einsehen, wann ihre Benutzer das letzte Mal in ihrem Shiptrack Account angemeldet waren. Mit einem Klick auf einen beliebigen Spaltenkopf können Sie die darunter liegenden Einträge auf- oder absteigend sortieren.

1.5.1   Benutzer anlegen oder bearbeiten

Mit einem Klick auf den Button + Neuen Benutzer anlegen oder über das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen gelangen Sie in ein fast identisches Formular. Beim Bearbeiten eines Benutzers sind die Felder natürlich bereits gefüllt.

Hinweis: Wenn ein neu angelegter Benutzer es versäumt hat innerhalb der 24 Stunden auf den Aktivierungslink zu klicken, können Sie die Mail erneut verschicken, indem Sie auf den Knopf Aktivierungsmail erneut senden in der rechten oberen Ecke klicken.

1.5.1.1   Identität

Unter diesem Punkt geben Sie Benutzerinformationen, wie Name, Anrede und Email an. Im Dropdown Sprache können Sie zwischen Deutsch und Englisch wählen und somit steuern, in welcher Sprache sich Shiptrack für diesen Benutzer öffnet.

Hinweis: Das Bearbeiten von Benutzern ermöglicht nicht das nachträgliche Ändern der E-Mail-Adresse. Falls sich die E-Mail-Adresse eines Shiptrack-Benutzers ändert, löschen Sie bitte den alten Account und legen ihn mit aktueller E-Mail-Adresse neu an.

1.5.1.2   Administration

Wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen, können Sie hier auswählen, ob dieser einen administrativen Zugang erhält. Sie können so viele Administratoren anlegen wie gewünscht.

Wenn Sie einen Benutzer bearbeiten, sehen Sie zusätzlich noch deren letzte Anmeldung sowie ob er aktuell angemeldet ist.

1.5.1.3   Rechte

Des Weiteren können noch diverse zusätzliche Rechte vergeben werden.

Die zu wählenden Sendungsmengen können unter Einstellungen → Sendungsmengen gepflegt werden (siehe Punkt 11.3 Sendungsmengen).

1.6   Hierarchische Benutzerverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Anwendergruppen hat, die unterschiedliche Zugriffsrechte für Shiptrack.com erhalten sollen, dann setzen Sie sich bitte mit Ihrem Vertriebsansprechpartner in Verbindung. Eine hierarchische Benutzerverwaltung, z.B. zum Einsatz in Filialen, Geschäftsstellen oder Landesgesellschaften, ist auf Wunsch nach Aufwand möglich.

1.7  Stammdatenverwaltung

Im Menüpunkt Einstellungen → Stammdaten lassen sich die Unternehmensdaten ändern. Nur Administratoren können diese Änderungen vornehmen. Die übrigen Shiptrack-Nutzer können die Daten nur einsehen und nicht bearbeiten.

Die in den Stammdaten hinterlegten Kontakt- und Adressdaten dienen zum Großteil zur Kommunikation zwischen ecovium und Ihnen. Zusätzlich werden der Firmenname und Ihre Adresse, sofern der Frachtführer keine Versender-Adresse liefert, ebenfalls in der Detailansicht angezeigt. Ein Info-Icon weist entsprechend darauf hin (siehe Punkt 5.1.2).

Zusätzlich werden der Firmenname und die Support-Kontaktdaten für den neutralen Tracking-Link (Landing-Page) verwendet. Näheres zur Individuellen Sendungsverfolgung in Kapitel 10. Auf diese Weise können Sie Servicefragen von Kunden gezielt an die zuständige Abteilung Ihres Unternehmens leiten.