Shiptrack kann zu bestimmten Anlässen automatisch E-Mails an beliebige Kontakte verschicken. Ein häufiger Anwendungsfall ist zum Beispiel die Versandbenachrichtigung an den Empfänger einer Sendung. Sie können sich allerdings von Shiptrack auch proaktiv darüber informieren lassen, wenn es zu Transportverzögerungen bei ihren Sendungen kommt. So können Sie bereits aktiv werden, noch bevor ihr Kunde sich bei Ihnen meldet.
Den automatischen E-Mail-Versand konfigurieren Sie mit den Sendungsbenachrichtigungen unter dem Menüpunkt Einstellungen → Sendungsbenachrichtigungen.
Hinweis: Wenn Sie Sendungsbenachrichtigungen an Ihre Kunden mit einem eigenen System verschicken wollen (z.B. aus Ihrem Onlineshop heraus), können Sie die Sendungsdaten inkl. Link zur Sendungsverfolgung auch über die Shiptrack-API beziehen. Sprechen Sie dazu bitte mit Ihrem Shiptrack Ansprechpartner.
Voraussetzung: Sendungsbenachrichtigungen erfordern häufig angereicherte Sendungsdaten aus Vorsystemen (z.B. aus einer Versandsoftware wie V-LOG). Wie sich solche zusätzlichen Sendungsdaten via Schnittstelle an Shiptrack übertragen lassen, erfahren Sie in Abschnitt 3.6.
Wie funktioniert eine Sendungsbenachrichtigung?
Sie können sich eine Sendungsbenachrichtigungen in Shiptrack so ähnlich wie eine Formel in Excel vorstellen: Wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind, wird ein bestimmtes Ereignis ausgelöst. Und zwar der Versand einer E-Mail an einen von Ihnen definierten Empfänger.
Die nachfolgenden Abschnitte erklären das Anlegen und Bearbeiten von Sendungsbenachrichtigungen .
8.1 Absender
Als Erstes sollten Sie sich überlegen, in welchem Namen ihre Mails verschickt werden sollen. Im Standard lautet die Absender E-Mail Adresse noreply@shiptrack.com. Damit Sie ihre Mails in ihrem Namen verschicken und eventuelle Antworten auch in ihrem Hause landen, können Sie eigene Absender-Adressen hinterlegen. Um sich alle Absender, die Sie gespeichert haben in einer Liste anzuschauen oder einen neuen Absender zu hinterlegen, navigieren Sie zu Einstellungen → Sendungsbenachrichtigungen → Absender.
Um einen neuen Absender zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Absender-E-Mail hinzufügen.
Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie Ihre gewünschte E-Mail-Adresse angeben. Dazu können Sie Ihre Adresse nach Ihrer Wahl benennen. Um Ihren Eintrag zu verwerfen, nutzen Sie Zurück, zum Speichern der Adresse drücken Sie auf Speichern.
Zwecks Verifizierung wird die Adresse eine eine E-Mail von Amazon Web Services (no-reply-aws@amazon.com) mit einem Bestätigungslink erhalten. Sie müssen den Link anklicken um die E-Mail-Adresse in Shiptrack freizuschalten. Der Link verliert nach 24 Stunden seine Gültigkeit. Anschließend sehen Sie in Einstellungen → Sendungsbenachrichtigungen → Absender, dass sich der Status ihrer Mail-Adresse von „Ausstehend“ zu „Verifiziert“ geändert hat. Nun können Sie diese Adresse in Ihren Benachrichtigungsregeln als „Absender-E-Mail“ angeben.
8.2 Vorlagen
Den Text, den Sie in einer Mail verschicken wollen, konfigurieren und pflegen Sie in unter Sendungsbenachrichtigungen → Vorlagen. Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie auf + Vorlage erstellen.
8.2.1 Name
Geben Sie ihrer Vorlage einen treffenden Namen, der am Besten die Funktionsweise erkennen lässt, zum Beispiel “Information über den Versand der Sendung”.
8.2.2 Sprache
Wählen Sie in diesem Dropdown aus, in welcher Sprache Sie die Vorlage verfassen werden. Dieses Kennzeichen ist später in den Benachrichtigungsregeln, bei der Auswahl der richtigen Vorlage, nützlich.
8.2.3 Betreff
In diesem Textfeld können Sie den Betreff definieren, der für diese E-Mail gesetzt werden soll. Der Betreff kann aus festen sowie variablen Informationen bestehen. Die Variablen werden dann mit den Daten aus der Sendung gefüllt, zu der die Benachrichtigung verschickt wird. Um eine Variable hinzuzufügen, klicken Sie auf den gleichnamigen Button und wählen Sie eine aus.
Ihre Sendung {{shipment_tracking_id}} von {{frachtfuehrer}} ist auf dem Weg!
In der Vorschau darunter werden die Variablen mit Demodaten gefüllt, damit Sie sich vorstellen können, wie der Betreff später aussehen könnte.
8.2.4 Hauptteil
Der Inhalt der Mail wird in diesem Bereich definiert. Sie können sowohl eine HTML- als auch eine Text-Mail pflegen, mit den gleichnamigen Reitern können Sie zwischen beiden hin und her wechseln.
Auch den Hauptteil können Sie, genau wie den Betreff, aus festen und variablen Informationen aufbauen. Die darunterliegende Vorschau lässt Sie direkt sehen, wie das spätere Resultat aussehen wird. Mit einem Klick auf den Button Speichern und Test-E-mail senden könne Sie direkt an ihre Mail Adresse eine Mail schicken, die als Inhalt ihre gerade erstellte Vorlage plus Demodaten enthält.
Hinweis: Wenn Sie eine HTML-Mail nutzen wollen, hinterlegen Sie bitte immer zusätzlich eine Text-Mail! Nicht alle E-Mail Clients stellen HTML gleich dar und manche blocken die Anzeige sogar komplett. Damit die Empfänger dann keine leere Mail erhalten, sollte immer auch ein Text als Alternative gepflegt werden.
Jede verschickte HTML E-Mail-Benachrichtigung verbraucht 1 Transaktion.
8.2.4.1 Variablen
Grundsätzlich können alle Informationen, die Sie in den Sendungsdetails sehen, in einer Mail-Vorlage eingebunden werden. Je nachdem, auf welcher Ebene sich diese Felder befinden, muss man die Variablen aber auf eine andere Art und Weise einbauen. Sind die Felder auf Sendungsebene, kann man sie direkt aufführen, z.B. {{empf_adr_01}}. Um an die Felder auf der Paketebene zu kommen, muss man eine Schleife um die Pakete bilden und die Variable dann in die Schleife setzen:
{{#each shipments}}
{{#each package}}
{{send_breite}}
{{/each}}
{{/each}}
Hinweis: Selbstverständlich können die nur Variablen nur gefüllt werden, wenn die jeweilige Sendung die gewünschten Informationen enthält. Die Sendungsdaten müssen entweder von ihrem Vorsystem, z.B. V-LOG oder über unsere API übermittelt werden.
8.2.4.2 Schlüsselübersicht
Hier haben wir für Sie die häufig genutzten Schlüssel aufgeführt. Sollten Sie eine bestimmte Information nutzen wollen die hier nicht aufgeführt wurde, melden Sie sich bei uns unter support@shiptrack.com.
8.2.4.3 Beispiele:
Sendungsankündigung
Hallo {{empf_adr_01}}!
Gute Nachrichten: Ihre Bestellung ist jetzt unterwegs mit {{carrierName}}!
Der aktuelle Sendungs-Status ist: "{{status}}"
Sie können Ihre Bestellung jederzeit unter folgendem Link verfolgen:
{{trackingURL}}
Viele Grüße nach {{empf_ort}}!
Ihr Team von XXX
Ausgabe der Paketinformationen
Lieferung mit {{send_anz}} Packstücken
{{#each shipments}}---------------------------------------
{{#each package}}Packstück {{@index}}:
Verpackung: {{send_artlademittel_01}}
LxBxH: {{send_breite}} x {{send_laenge}} x {{send_hoehe}} cm mit {{send_gewichteinzel}} KG
{{/each}}
{{/each}}
Versendung eines Retourenlabels
Hallo,
vielen Dank für Ihre Retourenanfrage.
Unter folgendem Link können Sie Ihr Retourenlabel herunterladen:
{{#each shipments}}{{#each shipment_documents}}{{url}}{{/each}}
{{/each}}
Bitte drucken Sie dieses aus und kleben es auf das Paket zur kostenfreien Rücksendung. Bitte füllen Sie noch den der Sendung beigelegten Rücksendebegleitschein aus, damit wir eine schnelle Abwicklung der Retoure gewährleisten können.
Viele Grüße
Ihr XXX-Team
8.3 Regeln
Nachdem der Text, den Sie verschicken möchten, definiert wurde, müssen wir nun eine Benachrichtigungs-Regel anlegen. Diese Regel enthält die Information, an wen die Mail gehen soll, welcher Inhalt verschickt wird und welches Kriterium die Benachrichtigung auslösen soll. Um eine neue Regel anzulegen, navigieren Sie zu Einstellungen → Sendungsbenachrichtigungen → Regeln und klicken Sie auf + Neue Regel erstellen.
8.3.1 Allgemeine Informationen
8.3.1.1 Name
Geben Sie ihrer Regel einen treffenden Namen, der am Besten das jeweilige Kriterium und/oder die Empfänger enthält.
8.3.1.2 Aktiv
Mit diesem Dropdown wählen Sie aus, ob die Benachrichtigung aktiviert werden soll oder nicht. Sobald eine Regel aktiv gestellt wurde, wird diese von unserer Benachrichtigungsengine bearbeitet und es werden, je nach Einstellungen, bereits Mails verschickt.
8.3.1.3 Einmalig benachrichtigen
Diese Einstellung stellt sicher, dass ein Empfänger nur einmal pro Sendung benachrichtigt wird. Nützlich um z.B. eine Sendung unabhängig vom Status einmal anzukündigen. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung immer nur pro Regel gilt.
8.3.1.4 Verzögerung
Anzahl Minuten, die die Benachrichtigungsengine warten soll, bevor eine Benachrichtigung für eine Sendung versendet wird. Nützlich um mehrerer Sendungen, die an den gleichen Empfänger gehen, in einer Nachricht zu gruppieren. Die Gruppierung für eine Mail ist auf maximal 500 Sendungen beschränkt. Wird diese Anzahl überschritten, wird eine neue Mail generiert. Maximal kann die Engine 60 Minuten warten.
8.3.1.5 Übertragungsweg
8.3.1.5.1 E-Mail
Wenn Sie diesen Übertragungsweg wählen, werden die Benachrichtigungen, die mit dieser Regel generiert werden, an die hinterlegten Empfänger per Mail verschickt.
8.3.1.5.2 Virtuell
Der virtuelle Übertragungsweg eignet sich fürs Testen ihrer angelegten Regeln und damit verknüpften Vorlagen. Wenn dieser Übertragungsweg gewählt wird, wird der komplette Workflow durchlaufen, aber am Ende wird keine Mail verschickt. Die virtuell verschickten Mails können Sie sich dann unter Einstellungen → Sendungsbenachrichtigungen → Gesendet (siehe Punkt 8.2) anschauen und überprüfen.
8.3.1.6 Absender E-Mail
8.3.2 Empfänger
8.3.3 Filter
8.3.3.1 Beispiele
8.3.4 Vorlagen
8.4 Gesendet
Inhalt:
7.2 Eine Benachrichtigungsregel neu anlegen
Dieser Abschnitt erklärt ausführlich alle Einstellungsmöglichkeiten für Benachrichtigungsregeln.
Diese sind zu finden unter: „Einstellungen -> Sendungsbenachrichtigungen -> Regelübersicht“.
Die Einstellungen legen Sie erstmals beim Anlegen einer neuen Regel fest mit der Schaltfläche „Neue Regel erstellen“:
Oder Sie öffnen die Einstellungen einer bestehenden Regel zum nachträglichen Bearbeiten mit einem Klick auf „Bearbeiten“:
Benachrichtige E-Mail-Empfänger Es öffnet sich in beiden Fällen eine Eingabemaske, die in den nächsten Punkten beschrieben ist:
7.2.1 Allgemeine Informationen
Name: In diesem Feld geben Sie Ihrer Regel einen Namen. Achten Sie darauf, dass Sie anhand des Namens, die Funktion Ihrer Regel erkennen sollten. (z.B. die Regel wird immer Ihren Kunden benachrichtigen, wenn die Sendung an den Frachtführer übergeben wurde -> Name: Benachrichtigung an Kunden, wenn an Frachtführer übergeben)
Aktiv: Wählen Sie aus ob diese Regel direkt nach dem Erstellen oder Bearbeiten in Kraft treten soll.
Einmalig benachrichtigen: Wenn Sie hier „nein“ setzen, dann wird Ihr E-Mail-Empfänger für jede zutreffende Sendung oder für jedes zutreffende Paket, einzeln per E-Mail benachrichtigt.
Bei „ja“ werden alle zutreffenden Sendungen oder Pakete, Kommasepariert, in einer E-Mail aufgelistet. Wie lange eine E-Mail warten muss bis sie versendet wird, das legen Sie im Feld Verzögerung fest.
Übertragungsweg: Wenn Sie hier „Virtuell“ auswählen, dann werden Ihre Vorlagen nicht in echt versendet, sondern nur virtuell. Der Empfänger erhält in diesem Fall garnichts. Diese Funktion eignet sich gut zum testen.
Absender-E-Mail: Wählen Sie eine Adresse aus, von der die E-Mail versendet werden soll.
7.2.2 Empfänger
Shiptrack Benutzer: Hier geben Sie an, welche Shiptrackbenutzer Ihre Automatische Benachrichtigung bekommen sollen. Alle auswählbaren Benutzer finden Sie auch unter „Einstellungen -> Benutzeradministration“. Sollten Sie die Adresse der gewünschten Person hier nicht finden, versuchen Sie es in „Kontakte“
Kontakte: Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse von den Personen ein, die Ihre Benachrichtigungsmail erhalten sollen. Das besondere an diesem Feld ist, dass der Empfänger frei wählbar ist, solange die E-Mail-Adresse gültig ist. Der Kontakt muss kein Shiptrack besitzen um benachrichtigt zu werden.
Erstellte Kontakte werden allerdings hier nicht gespeichert und müssen mit jeder Regel, die Sie anlegen, neu Erstellt werden.
Sendung: Hier können Sie einen bis drei Haken setzen. Wenn Sie wollen, dass z.B. immer der Empfänger von der Sendung benachrichtigt wird, dann setzen Sie einen Haken bei „Empfänger E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse wird aus dem dazugehörigem Datenfeld (in dem Fall empf_mail), aus der Sendung, geholt. Sollte der Frachführer keine E-Mail-Adresse vom Emfänger, Absender oder keine zusätzliche E-Mail-Adresse mitliefern, so wird niemand benachrichtigt auch wenn Sie hier alle haken gesetzt haben.
7.2.3 Filter
Sendungsfilter: Mit dem Sendungsfilter legen Sie fest welche Kriterien für eine Sendung gelten müssen damit die Regel Ihre Benachrichtigungs-E-Mail (die sie zufor als Vorlage definiert haben) verschickt.
Die Funktion ist hier logisch zu betrachten, Sie stellen Bedingungen in einer logischen Verknüpfung ein, die zutreffen müssen um Benachrichtigungen zu verschicken.
Als Beispiel:
Sie wollen Benachrichtigungen verschicken sobald eine Sendung ein anderes Versanddatum erhält:
Sollte nun das neue Versanddatum von dem vorherigen abweichen, dann wird Benachrichtigt.
Der logische Operator „und“, bedeutet, dass alle Vergleiche in dieser Verknüpfung zutreffen müssen, sonst wird nicht benachrichtigt:
Hier kommt nun ein Vergleich hinzu, sollte also „Empfänger Name 1“, bei Ihrer Sendung, aktuell „Max Mustermann“ sein UND das vorherige Versanddatum weicht vom aktuellen ab, dann werden Ihre Benachrichtigungen verschickt. Sollte aber eine, dieser zwei Bedingungen nicht zutreffen wird keine Benachrichtigung verschickt.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Benachrichtigungen verschickt werden, wenn nur einer Ihrer Vergleiche zutrifft: Benutzen Sie den Operator „oder“:
Zum Beispiel, wenn das „Versanddatum“ sich geändert hat und nichtmehr mit dem vorherigen überein stimmt, dann ist es egal ob der „Empfänger Name 1“ gleich Max Mustermann ist. Egal wieviele Vergleiche Sie in einer „oder“ logischen Verknüpfung erstellt haben, sollte ein Vergleich davon zutreffend sein, dann werden Ihre Benachrichtigungen verschickt.
Als letztes gibt es noch den Operator „nicht-oder“ für Ihre logische Verknüpfung.
Dieser bedeutet: Die Benachrichtigungen werden verschickt, wenn ALLE Vergleiche oder logische Verknüpfungen, innerhalb dieser logischen Verknüpfung, stimmen oder ALLE nicht stimmen:
Also wenn das „Versanddatum“ sich geändert hat und der „Empfänger Name 1“ entspricht „Max Mustermann“, dann wird für diese Sendung Benachrichtigt. Solllte das Versanddatum sich nicht geändert haben und der der „Empfänger Name 1“ ist nicht „Max Mustermann“, dann wird ebenfalls
Benachrichtigt.
Bei unserem Beispiel, wird In allen anderen Fällen nicht Benachrichtigt.
7.2.4 Vorlagen
Hier wählen Sie eine oder mehrere Vorlagen aus, die verschickt werden, wenn Ihre Benachrichtigungsregel greift:
Klicken Sie auf „Vorlage zu Regeln hinzufügen“ um Vorlagen zu benutzen:
Jetzt haben Sie ein neues Element in der Tabelle generiert. Wenn Sie nun auf den Bereich „Bitte auswählen…“ unter dem Attribut „Vorlage“ klicken, dann sehen Sie in einer kleinen Übersicht alle gespeicherten Vorlagen.
Sollte Ihre gewünschte Vorlage nicht in der Liste sein, drücken Sie auf den Button „Vorlagen aktualisieren“ und wiederholen Sie den Vorgang:
Wenn Sie nun Ihre gewünschte Vorlage ausgewählt haben sieht die Tabelle zum Beispiel so aus:
Mit der roten Mülltonne können Sie die ausgewählte Vorlage wieder aus der Tabelle entfernen.
Mit dem weißen Button unter “Filter”, haben Sie die Möglichkeit einen Filter, der ausschließlich für diese Vorlage und für diese Regel gilt, fest zu legen. Oder diesen, mit einem Klick auf die kleine, schwarze Mülltonne wieder zu löschen.
Wenn Sie einen neuen Filter anlegen erscheint wieder unser System um logische Bedingungen für das versenden dieser Vorlage festzulegen:
Die Funktionsweise hier ist identisch mit Kapitel 7.2.3.
7.3
7.4 Gesendet
Um an einen Überblick von allen automatisch versendeten E-Mails, zu gelangen, navigieren Sie zu „Einstellungen -> Sendungsbenachrichtigungen -> Gesendet“.
Um den Überblick zu behalten haben wir mehrere Filter:
Datum: Geben Sie einen gewünschten Zeitraum oder ein Datum an.
Status: Hier können Sie auf den Status von der E-Mail filtern, z.B. nur Zugestellte E-Mails anzeigen.
Gesendet: Wenn die Mail von unserem E-Mail-Server verschickt wurde.
Zugestellt: Wenn die Mail beim Empfänger-E-Mail-Server angekommen ist
Fehler: Wenn die E-Mail von unserem E-Mail-Server nicht verschickt werden konnte.
Übertragungsweg: Falls Sie nur Emails sehen wollen, welche virtuell Versendet wurden, wählen Sie „virtuell“ aus. Wenn Sie nur Sendungen sehen wollen, die Sie per E-Mail verschickt haben, wählen Sie „E-Mail“. Mehr Informationen über virtuelle Benachrichtigungen finden Sie in Kapitel 7.2.1.
Regeln: Suchen Sie eine oder mehrere Regeln spezifisch aus. Alle angezeigten E-Mails wurden von Ihren ausgewählten Regeln generiert und versendet.
Vorlagen: Wählen Sie Vorlagen aus und es werden nurnoch E-Mails angezeigt, welche aus diesen Vorlagen generiert und versendet wurden.
Absender: Filtern Sie Ihre versendeten E-Mails nach der Absender-Adresse.
Freitextsuche: Hier können Sie nach einem bestimmten Empfänger suchen und ohne auf „Suchen“ zu klicken werden Ihnen die Mails angezeigt.
Selbstverständlich können Sie alle unsere Filter miteinander kombinieren um ein noch präziseres Ergebnis zu erlangen.
Um alle Filter wieder auf die Standard zu setzen, gehen Sie auf „zurücksetzen“:
Um alle wichtigen Daten von einer E-Mail zu sehen, klicken Sie auf die kleine Lupe unter “Aktionen“.
Es öffnet sich eine neue Seite mit den „Benachrichtigungsdetails“.
Hier sind nochmal alle Details zur Mail im Überblick.