6 - Import: Sendungsdaten hochladen
6.1 Einzelne Sendungen hinzufügen
Falls Sie eine oder mehrere einzelne Sendungen hinzufügen wollen, navigieren Sie zu Sendungen → Sendung hinzufügen.
Daraufhin öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie den Frachtführer über ein Dropdown wählen können und die zu trackende Sendungsnummer eintragen müssen. Des Weiteren sehen Sie, wie viele Transaktionen Sie in ihrem Account noch übrig haben und somit auch die Anzahl der Sendungen, die noch angelegt werden können. Durch das Klicken auf Sendung hinzufügen landen Sie im Bearbeitungsmodus in den Sendungsdetails, den Sie bereits aus Punkt 5.2.2.10 Ergänzen kennen.
Hinweis: Die wählbaren Carrier im Dropdown sind die, zu denen Sie eine Tracking-Konfiguration angelegt haben, und Carrier die über unser sogenanntes Public Tracking für alle Kunden nutzbar sind.
6.2 Sendungsimport von mehreren Sendungen
Mit der Import-Funktion können Sie neue Sendungen sowie angereicherte Sendungsdaten (z.B. Empfängeranschriften) für bereits existierende Sendungen in Shiptrack hochladen. Klicken Sie die Schaltfläche Sendungen → Sendungsimport um damit zu beginnen.
Hinweis: Die folgenden Abschnitte beschreiben das Hochladen von Sendungsdaten mittels csv-Tabelle. Sie müssen diese Funktion nicht unbedingt nutzen sondern können Sendungsdaten auch manuell per Tastatur eintragen. Klicken Sie dazu einfach in die entsprechenden Zellen und tippen die Werte ein. Das empfiehlt sich, wenn Sie z.B. auf die Schnelle nur ein oder zwei Sendungen importieren möchten.
6.2.1 CSV-Tabelle vorbereiten
Wenn Sie die Tabelle im Sendungsimport nicht per Hand füllen wollen, sondern eine entsprechende CSV-Tabelle hochladen möchten, müssen Sie diese erst erstellen. Öffnen oder entwerfen Sie die Tabelle in Microsoft Excel und speichern Sie diese als Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv).
Folgende Daten müssen mindestens vorhanden sein: Sendungsnummer und Frachtführerkürzel. Die Übersicht der möglichen Frachtführerkürzel können Sie mit einem Klick auf den gleichnamigen Link einsehen.
6.2.2 Layout erstellen
Damit Shiptrack.com die importierten Daten korrekt verarbeitet, muss einmalig das Tabellen-Layout festgelegt werden. Sie bilden im Sendungsimport die Anordnung der Spalten aus ihrer Excel-Tabelle nach.
Wenn Sie die Import-Funktion erstmalig öffnen, sehen Sie ein weißes Tabellenblatt mit 17 leeren Zeilen und folgenden Spaltenüberschriften:
Frachtführer
Sendungsnummer
Empfänger Name 1
Empfänger Straße
Empfänger Hausnummer
Empfänger Plz
Empfänger Ort
Empfänger Land
Entfernen Sie nun die Spalten, die nicht mit ihrer erstellten CSV-Tabelle übereinstimmt, durch das Klicken auf das X. Falls nun noch Spalten fehlen, können Sie diese hinzufügen, durch einen Klick auf Spalte hinzufügen. Im Aufklapp-Menü wählen Sie aus, welche Information die fehlende Spalte enthält. Mit den Spalten Referenz 1 bis Referenz 5 frei belegbare Spalten hinzufügen. Darin können Sie z.B. Lieferschein- oder Auftragsnummern speichern, die auf diese Weise mit den Sendungsdaten verknüpft werden. Das ermöglicht Ihnen in der Sendungsübersicht (Kapitel 4.1) das schnelle Wiederfinden verschickter Sendungen.
Als letzten Schritt prüfen Sie bitte, ob die Anordnung der Tabellenspalten in Shiptrack 1:1 mit den Tabellenspalten in Excel übereinstimmt. Falls z.B. in der 1. Spalte Ihrer Excel-Tabelle die Sendungsnummer steht, und im Shiptrack-Tabellenlayout die Sendungsnummer in Spalte 2 steht, müssen Sie beide Spalten miteinander tauschen.
6.2.2.1 Layout speichern
Speichern Sie das Layout im Menüpunkt Layout → Speichern als…. Tippen Sie eine kurze Bezeichnung für das Layout ein. Unter dieser Bezeichnung erscheint das Layout künftig im Aufklappmenü und kann so erneut aufgerufen werden. Wenn Sie mehrere Tabellen mit verschiedenen Spaltenanordnungen für den Import verwenden, können Sie selbstverständlich auch mehrere Layouts in Shiptrack abspeichern.
6.2.3 Sendungsdaten hochladen
Sobald Sie sich vergewissert haben, dass ihr Layout mit der CSV-Tabelle übereinstimmt, klicken Sie auf Datei hochladen… und wählen die zu importierende CSV-Datei von ihrer Festplatte aus.
6.2.3.1 Import-Einstellungen
Darauf folgt folgendes Fenster, in dem einige Import-Einstellungen vorgenommen werden müssen:
Layout | Wählen Sie hier das Layout, was der Spaltenanordnung ihrer CSV-Datei entspricht |
|---|---|
Beinhaltet Kopfzeile | Markieren Sie dieses Kästchen, wenn die erste Zeile der Tabelle nur Spaltenüberschriften enthält und keine Sendungsdaten |
Encoding | Diese Einstellung ist für die Darstellung von Umlauten wichtig. Sofern Sie nach einem Import bemerken, dass Buchstaben wie ä,ö,ü usw. von Shiptrack falsch dargestellt werden (�), ändern Sie bitte das Encoding. Für Nutzer von Excel unter Windows empfiehlt sich die Einstellung „Windows-1250“. |
Trennzeichen | Hier brauchen Sie üblicherweise keine Eingabe machen, weil Shiptrack automatisch erkennt, wie die Felder in der Tabelle voneinander getrennt sind. Bei Bedarf können Sie das Trennzeichen manuell eingeben, zum Beispiel ein Komma oder Semikolon. |
Zeichen für neue Zeile | Auch diese Einstellung erkennt Shiptrack automatisch und ist nur erforderlich, sofern die automatische Erkennung nicht funktioniert. Dann ist hier einzutragen, welche Zeichen in der Tabelle einen Zeilenumbruch signalisieren. Mögliche Werte sind |
Nach dem Sie die Import-Einstellungen mit Ok bestätigt haben, werden ihre Daten in die Tabelle in Shiptrack geladen. Die Daten sind noch nicht sofort in Shiptrack gespeichert, Sie haben zuvor noch die Gelegenheit, manuelle Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie dazu in eine beliebige Zelle und ändern den Inhalt nach Wunsch. Wenn Sie fertig sind bzw. keine Änderungswünsche haben, klicken Sie am Ende der Tabellenansicht auf die Schaltfläche Speichern.
6.2.3.2 Mögliche Fehler
Shiptrack prüft nun jeden Datensatz anhand interner Gültigkeitsregeln. So müssen z.B. die Frachtführer-Kürzel den Vorgaben von Shiptrack entsprechen. Falls Shiptrack einen fehlerhaften Datensatz entdeckt, wird die komplette Tabelle nicht importiert. Es erscheint eine Fehlermeldung und die betroffene(n) Zelle(n) werden rot markiert.
Beispiel für einen Importfehler: Das Frachtführerkürzel „DLS“ ist ungültig.
Um ungültige Daten zu korrigieren, können Sie entweder jede einzelne Zelle anklicken und manuell verändern. Oder Sie ändern die Daten in der csv-Tabelle und laden sie erneut hoch. Die alten Daten werden beim Neuimport verworfen. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsfrage dazu mit Ja.
6.2.4 Import abschließen
Nachdem die Daten hochgeladen und eventuelle Fehler beseitigt wurden, schließen Sie den Import bitte mit Klick auf Speichern ab. Die importierten Sendungen erscheinen daraufhin in der Shiptrack-Sendungsübersicht. Bitte beachten Sie jedoch, dass die zugehörigen Trackingdaten nicht sofort aktualisiert werden. Zunächst erscheinen importierte Sendungen nur mit dem Status „Erfasst“. Der Transportverlauf wird aktualisiert, sobald Shiptrack vom Frachtführer die entsprechenden Daten erhalten hat.